求人 → 採用 → 教育 → 離職 → また求人。
このループ、断ち切りませんか。
経理・事務のパートさんを募集しては辞められ、を繰り返している会社ほど、じつは「人を増やす」より先にやることがあります。辞めた人が毎回一から覚え直していた"あの作業"を、辞めない仕組みに変えることです。
辞めた分だけ、また同じ道のりを繰り返すことになる
こんな作業、まだ人の手でやっていませんか？
どれも「新しく入った人に一から教える」必要がある作業です。教える人・教わる人、どちらかが辞めるたびに、同じ説明が繰り返されています。
- 1
請求書のPDFを見ながら、会計ソフト（freeeなど）へ手入力金額・日付・取引先を目で確認しながら転記するため、慣れるまで時間がかかる
- 2
銀行明細とExcel台帳を、一件ずつ目で突き合わせる突合ルールが担当者の頭の中にしかなく、引き継ぎ資料に残っていないことが多い
- 3
経費精算の領収書を1枚ずつ確認し、税区分を判断して転記判断基準が属人化しやすく、新人が独り立ちするまで時間がかかる
- 4
複数のシステムから数字をコピペして日報・月報を作成システムが増えるほど手順が複雑になり、教える工数も比例して増える
- 5
振込データをExcelで作り直し、銀行システムへアップロードミスが金額に直結するため、担当者交代のたびに緊張感のある確認作業が発生する
掲載・面接・選考のあいだ、既存メンバーが穴を埋め続けることになる
その間は「教える人」の生産性も落ちる
属人化した作業ほど、引き継ぎに残らず失われやすい
※期間はあくまで一般的な目安です。業種・地域・作業内容によって変動します。
人を増やす前に、"作業"を自動化する
請求書メールが届いたら金額を読み取って会計ソフトへ入力したり、銀行明細とExcel台帳を自動で突き合わせたり、複数システムの数字を毎朝自動で日報にまとめたり——今まで「新しい人に一から教えていた作業」を、自動化の仕組みに置き換えます。
既存のフローを丸ごと入れ替えるわけではありません。freee・Gmail・Excel・スプレッドシートなど、今使っているツールはそのままに、その間をつなぐ"裏方の担当者"を自動化の仕組みに任せるイメージです。
導入までの3ステップ
現状ヒアリング
今出している求人票や、辞めた方が担当していた作業を一緒に洗い出します。専門用語は不要です、「いつもの作業」を教えていただくだけで構いません。
無料・約30分自動化設計・試作
freee・Gmail・Excel・スプレッドシートなど、実際に使っているツールに合わせてワークフローを組み、まず1つの作業で試作します。
目安 1〜2週間導入・運用サポート
動かしながら微調整し、担当者が変わっても止まらない仕組みにします。トラブル時の相談窓口も継続してお受けします。
継続サポートこんな会社に向いています
向いている会社
- 同じ経理・事務職の求人を、何度も出し直している
- 担当者が辞めると、しばらく業務が止まってしまう
- freee・Excel・Gmail・スプレッドシートを日常的に使っている
- 「教える時間」自体を減らしたいと感じている
向いていない会社
- すでに業務がシステム化・自動化されている
- 社内にエンジニアがいて、自前で開発・保守できる
- 作業内容が毎回大きく変わり、定型化できない